Evernote

Sử dụng Evernote hiệu quả

huylam Làm việc hiệu quả 4 Comments

Bài hay !

Evernote là một dịch vụ giúp bạn ghi chú mọi thứ để có thể dễ dàng tìm lại khi cần, bạn có thể tạo ghi chú dưới nhiều dạng khác nhau: văn bản, hình ảnh, ẩm thanh và cả chữ viết tay. Bạn có thể truy cập lại các ghi chú của mình trên máy tính, điện thoại di động, …

Tuy nhiên, lần đầu tiên sử dụng Evernote bạn có thể sẽ cảm thấy mọi thứ rất lộn xộn, không tiện lợi lắm.

Tôi cũng vậy, nhưng khi sử dụng lâu dần, đồng thời tham khảo cách sử dụng của nhiều người, bạn sẽ thấy Evernote thật sự hữu ích, và sẽ thấy rằng tại sao hiện có nhiều người thích, cũng như thích Dropbox vậy.

Bài viết dưới đây tôi lược dịch lại từ 1 bài viết trên internet, để lưu trữ cũng như chia sẽ cho mọi người về cách sử dụng Evernote sao cho hiệu quả (Bài gốc ở đây)

———————–

Tôi thường đề cập đến Evernote như não kỹ thuật số của tôi. Nó đã thay thế các tủ hồ sơ vật lý. Nó là nơi tôi lưu trữ bất cứ điều gì tôi cần để tham khảo sau.

Nhưng Evernote có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn nếu bạn không sắp xếp nó theo hệ thống. Tôi đã phát triển hệ thống của riêng mình dần dần theo thời gian.

Khi tôi bắt đầu với Evernote, tôi tổ chức tất cả mọi thứ theo khái niệm Notebook (sách ghi chú). Ngoài ra, tôi sử dụng Stack để tạo ra một hệ thống phân cấp các Notebook.

Những hạn chế của Notebook

Sau nhiều năm sử dụng, tôi phát hiện ra ba hạn chế của Notebook:

  • Tài khoản cá nhân chỉ tạo được tối đa 250 Notebook. Bạn có thể tạo được 5000 Notebook nếu nên lên tài khoản Business. (Khi sắp xếp lại hệ thống thì tôi nghĩ rằng hệ thống hiện tại của tôi là tốt hơn, mà không cần nâng cấp tài khoản.)
  • Note (ghi chú) chỉ có thể tồn tại trong một Notebook tại một thời điểm. Đó là mối quan hệ một-nhiều. Vấn đề xảy ra khi bạn muốn đưa một Note vào trong hai hoặc nhiều Notebook. Đó là một mối quan hệ nhiều-nhiều, và nó không được hỗ trợ. Nếu muốn, bạn phải tạo bản sao các Note vào đặt trong mỗi Notebook.
  • Notebook chỉ có thể gom nhóm với nhau tạo thành một Stack. Nhưng tôi muốn các Notebook lồng vào nhau với nhiều nhiều cấp độ.

Ưu điểm của Tags

Sau này tôi phát hiện ra mình đã tổ chức chưa đúng. Thay vì sử dụng Notebook, tôi cần phải sử dụng Tags (từ khóa). Nó giúp tổ chức ghi chú linh hoạt hơn nhiều:

  • Evernote hầu như không giới hạn số lượng tag. Bạn có thể có đến 100.000 tag cho mỗi tài khoản. Điều này sẽ đáp ứng nhu cầu của 99,9% người sử dụng, trong đó có tôi.
  • Mỗi note có thể có nhiều tag. Như vậy khi xem nhiều tag khác nhau tôi có thể thấy cùng 1 Note mà không cần phải copy nó đặt ở nhiều nơi.
  • Các tag có thể được lồng vào nhiều hệ thống phân cấp. Điều này cho phép tôi tổ chức ghi chú linh hoạt hơn. Tôi không bị ràng buộc bởi những hạn chế của phần mềm.

Hệ thống mới của tôi được sắp xếp như thế nào ?

Tôi sử dụng 2 Notebook và 1 Stack. Nếu tôi chọn View > Notebooks, tôi sẽ thấy như hình sau:

evernote-screenshot-01

  • Inbox – đây là nơi mà tôi đặt ghi chú cần phải xử lý. Nó tương ứng với inbox của mail.
  • Cabinet – đây là nơi mà tôi đặt các ghi chú đã xử lý và muốn lưu giữ. Nó tương ứng với một tủ hồ sơ.
  • Shared – một Stack hoặc bộ sưu tập Notebook. Đây là nơi tôi lưu các Notebook do người khác chia sẽ.
  • Trash – lưu các ghi chú đã xóa. Có thể khôi phục lại chúng vào Notebook khác.

Nếu tôi chọn View > Tags, tôi sẽ thấy như hình sau

evernote-screenshot-02

Những tag bạn thấy trong hình là những “tập hợp tag”, chúng hoạt động tương tự như Stacks. Bạn sẽ phân biệt chúng bằng những ký tự đặc biệt như dấu chấm, dấu ngã, …

Đây không phải là các tag thật sự trong ghi chú, mà chúng chỉ được dùng để tổ chức, gom nhóm các tag thật sự. Để làm điều này, bạn chỉ cần thực hiện thao tác kéo thả các tag “con” vào tag “cha”.

Ví dụ, bên trong tag .what sẽ chứa những bộ sưa tập con. Bên dưới tag .work cũng vậy. Tương tự với tag .products. Như hình sau:

evernote-screenshot-03

Để ý bạn sẽ thấy rằng bên trong tag .conferences chứa những tag thật mà tôi đã sử dụng hco các ghi chú. Trong một số trường hợp, tôi có thể có nhiều sản phẩm có cùng tên, vì vậy tôi phân biệt chúng bằng cách gắn thêm các tag conference, book, vv

Bộ sưa tập .when đặc biệt hữu ích. Tôi sử dụng để biết thông tin liên quan đến các sự kiện trong quá khứ hay tương lai. Nó bao gồm các buổi nói chuyện, tư vấn, các cuộc hẹn điện thoại, các cuộc họp vv. Một cách thuận tiện để thu thập tất cả các tài liệu liên quan đến sự kiện đó.

evernote-screenshot-04

Khi sự kiện diễn ra rồi, tôi kéo các tag này vào trong bộ sư tập .pastevents.

Trong bộ sư tập .who tôi đặt các tag liên quan đến đồng nghiệp.

evernote-screenshot-05

Bắt đầu mỗi tag tên, tôi cho ký tự “^”. Và như vậy, mỗi lần ghi chú, tôi gõ ký tự “^” thì tất cả các tên liên quan sẽ hiện ra, như hình sau:

evernote-screenshot-06

Trong bộ sưu tập miscellaneous tôi có ba nhóm:

!templates – đây là nơi mà tôi có thể tái sử dụng những ghi chú mẫu. Ví dụ, tôi có mẫu cho cuộc gọi với nhà tài trợ tổ chức sự kiện, danh sách đóng gói đi du lịch, …

.shared – nơi tôi lưu trữ các tag từ các Notebook do người khác chia sẽ. Do tôi không thể luôn luôn kiểm soát các tag mà những người khác sử dụng, tôi chỉ đơn giản là tách chúng ở đây, vì vậy không “gây ô nhiễm” hệ thống của tôi.

read later – thay vì sử dụng một ứng dụng như Pocket hoặc Instapaper, tôi cắt bài đăng trên blog và bài ​​báo mà tôi muốn lưu để đọc sau đó. Tôi có thể xem lại tất cả những bằng cách đơn giản là tìm kiếm tag này.

————

Lời kết: hệ thống trên có thể không thích hợp với bạn, nhưng qua đó bạn sẽ thấy được những cách thức tổ chức thông tin mà Evernote cung cấp để giúp cho bạn đạt được mục tiêu giống như thông điệp mà khi vào trang chủ Evernote bạn sẽ thấy, đó là “Remember Everything”.

Chủ đề được quan tâm:

huylamSử dụng Evernote hiệu quả

Comments 4

    1. Post
      Author
      huylam

      Bạn vào chỗ Thùng rác, click phải lên và chọn xóa thôi (empty trash). Hay là bạn có gặp báo lỗi gì không?

  1. Thang

    Tôi lở tay xoá 1 thư mục đã lưu trong Evernote, vậy làm sao để lấy lại thư mục dữ liệu đó. Xin cám ơn

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *