textexpandersavetime

Tự động hóa thao tác gõ ký tự trên máy tính

huylam Làm việc hiệu quả Leave a Comment

Bài hay !

Thông thường mỗi ngày, hầu hết chúng ta đều gõ trên máy tính những nội dung tương tự, làm lãng phí một số lượng lớn thời gian. Bạn có muốn máy tính tự động thực hiện các thao tác này? Bài này sẽ giới thiệu là dạng chương trình giúp bạn làm thực hiện được mong muốn đó.

Text Expander là gì ?
Khi học về Microsoft Word để soạn thảo văn bản, bạn sẽ biết chức năng “Auto Correct/Auto Complete”, là chức năng tự động chỉnh lỗi chính tả, hoặc tự động điền 1 cụm từ dài khi bạn nhập vào 1 vài từ (đã định nghĩa trước) và bấm phím spacebar.
Text Expander là loại tiện ích thực hiện công việc tương tự như vậy, nhưng áp dụng cho nhiều nơi khác nhau, không riêng gì Word.
Bạn có thể sử dụng để điền chữ ký email tự động, điền 1 đoạn nội dung mail mà bạn thường soạn, … phần dưới bài viết sẽ nói thêm về những trường hợp sử dụng.
Nên sử dụng những tiện ích Text Expander nào ?
Trên Windows có nhiều tiện ích, nhưng PhraseExpress là một trong những tiện ích dạng này được sử dụng phổ biến. Phiên bản standard miễn phí cho cá nhân sử dụng.
Một quy tắc thay thế từ trong PhraseExpress gọi là “Phrases”, có thể được kích hoạt bởi 1 “Autotext” hoặc 1 phím nóng. Khung “postfix” để cho chọn phím nào sẽ kích hoạt phrase này (phím khoảng trắng – spacebar, phím tab, enter, …)
Vd: trong hình bên dưới, khi bạn gõ “hre” và bấm phím TAB thì nội dung trong ô “Phrase content” sẽ được điền.
TextExpander1
Còn nhiều tiện ích tương tự như PhraseExpress, như Texter, HotStrings. Trên linux, MacOs cũng có những tiện ích tương tự. Tuy nhiên sử dụng phần mềm nào không quan trọng, mà quan trọng là sử dụng dạng tiện ích này để làm gì ? Bạn xem tiếp nhe.
Nên sử dụng tiện ích TextExpander trong trường hợp nào ?
Sử dụng nhiều chữ ký email
Khi gửi mail cá nhân, bạn cần chữ ký riêng, khi gửi bằng mail công ty, bạn cần chữ ký riêng, … Text expander giúp bạn điền chữ ký tự động một cách dễ dàng. Bạn chỉ cần tạo các phrase khác nhau, đặt tiếp đầu ngữ sig1, sig2, …
Mẫu nội dung trả lời email, mẫu gửi email
Bạn sẽ cần những nội dung mail lặp đi lặp lại, vd: “Tôi đã nhận mail, sẽ xem và phản hồi trong thời gian sớm nhất”, hoặc nội dung báo cáo tuần tôi gửi hàng tuần: “Kính gửi: Mr ABC Tôi gửi BCT. Vui lòng xem file đính kèm. Trân trọng”, …
Text Expander cũng giúp bạn thực hiện nhanh những thao tác này, cũng bằng cách tạo ra các phrase và đặt các tiếp đầu ngữ để sử dụng.
Tự động hóa công việc viết web
Nếu bạn là người làm web như mình, bạn sẽ phải viết đi viết lại nhiều đoạn mã HTML, PHP, … Và hiện giờ bạn có thể tiết kiệm nhiều thời gian bằng cách sử dụng Text expander.
Vd: tôi tạo 1 phrase trong PhraseExpress như hình ở trên:
<a href="{#insertclipboard}">{#cursor}</a>
Khi tôi gõ “hre” và bấm phím TAB thì đoạn code trên sẽ được điền, đoạn {#insertclipboard}  sẽ được thay thế bằng địa chỉ trang web mà tôi đã copy vào clipboard trước đó, và con trỏ sẽ được di chuyển đến vị trí {#cursor} để tôi gõ tên cho link này vào.
Tự động điền số điện thoại, email
 
Bạn thường phải gửi cho người khác thông tin về email và số điện thoại của mình? Để gõ nhanh thì bạn sẽ tạo rule trong PhraseExpress với tiếp đầu ngữ ngắn gọn.
Bạn thường gửi cho một nhóm email cùng lúc, vd: email tất cả phòng ban trong Công ty, email của một nhóm làm việc chung, … bạn cũng sẽ tạo rule như vậy.
 
Tự động điền thông tin form mua hàng.
 
Bạn thương mua hàng trên mạng? Bạn phải điền thông tin địa chỉ của mình vào phiếu đặt hàng? Lúc đó bạn có thể tạo rule như thế này:
 
123 Trần Hưng Đạo{#TAB}Long Xuyên{#TAB}An Giang{#TAB}Viet Nam
 
{#TAB} là ký hiệu cho biết bạn cần gõ phím TAB để chuyển con trỏ qua khung nhập liệu tiếp theo.
 
Chỉnh lỗi chính tả
 
Bạn viết mail, làm báo cáo thường bị lỗi chính tả ở những từ nào đó, bạn sẽ tạo phrase cho từ đó để chương trình tự động thay thế bằng từ đúng
 
Điền ký tự đặc biệt
 
Bạn cần điền những ký tự đặc biệt vào trang web, email, báo cáo, vd như ký tự ©. Bạn cũng sẽ tạo phrase vd như :copy
Điền ngày giờ
 
PhraseExpress có những phrase để bạn điền ngày giờ hiện tại tự động, vd: :date, :time
 
Truy cập nhanh đến các thư mục trên máy
 
Khi soạn thảo và lưu văn bản, việc di chuyển đến thư mục cần lưu sẽ làm mất thời gian của bạn. Lúc này bạn có thể tạo phrase cho nó, vd: tôi tạo :db có nội dung
 
C:\Users\Huy\MyDropbox\{#ENTER}
 
Như vậy trong hộp thoại lưu văn bản, tôi sẽ gõ :db và Enter, rồi đặt tên file, và file sẽ được lưu đúng đường dẫn mong muốn.
db
 
Lời kết: còn nhiều cách sử dụng TextExpander nữa, mà mỗi người sẽ tự xác định cho mình tùy nhu cầu thực tế. Bạn hãy sử dụng thử và quay lại comment cho mình biết kinh nghiệm sử dụng cửa bạn nhe.

Chủ đề được quan tâm:

huylamTự động hóa thao tác gõ ký tự trên máy tính

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *